OCHRANA OSOBNÍCH ÚDAJŮ ČTENÁŘŮ A NÁVŠTĚVNÍKŮ KRAJSKÉ VĚDECKÉ KNIHOVNY V LIBERCI

Jak knihovna nakládá s osobními údaji a k čemu je využívá? Jak je chrání? Základní odpovědi na tyto otázky najdete v tomto textu. Kompletní informace o ochraně osobních údajů využívaných Krajskou vědeckou knihovnou v Liberci jsou k dispozici v Knihovním řádu – příloze č. 5.

 

Jak knihovna nakládá s osobními údaji 

Krajská vědecká knihovna v Liberci zpracovává osobní údaje čtenářů a návštěvníků, jsou-li nezbytné pro poskytování knihovnických a informačních služeb. Knihovna je správcem osobních údajů svých registrovaných čtenářů, zákonných zástupců registrovaných čtenářů do 15 let, jednorázových uživatelů internetu, účastníků akcí a dalších uživatelů.

Knihovna zpracovává osobní údaje v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) a návaznou legislativou České republiky.

Účelem zpracování osobních údajů je poskytování služeb čtenářům a návštěvníkům v souladu s knihovním zákonem, ochrana knihovního fondu a dalšího majetku knihovny, informování o službách nebo zpracování statistických informací o činnosti.

 

Jaké údaje shromažďujeme a k čemu je využíváme

Knihovna je otevřený prostor a její služby může využívat každý. Základním dokumentem upravujícím práva a povinnosti knihovny i uživatelů je Knihovní řád. Některé služby může knihovna poskytovat pouze konkrétní osobě, a potřebuje proto znát její osobní údaje. Jde zejména o půjčování dokumentů mimo prostory knihovny (tzv. absenční) a služby na to navázané (správa čtenářského konta, rezervace a objednávky, historie výpůjček, užívání elektronických informačních zdrojů,…). Tyto služby nabízíme registrovaným čtenářům, kteří se ke službám přihlašují vyplněním přihlášky. Osobní údaje potřebujeme znát i za účelem poskytování dalších služeb, určených i neregistrovaným čtenářům. Do této kategorie patří např. pronájmy prostor nebo přihlášení na akci s omezeným počtem účastníků.

 

Údaje pro poskytování knihovnických a informačních služeb

Pro půjčování dokumentů uživatelům mimo prostory knihovny potřebujeme základní údaje o tom, kdo chce tyto služby využívat, jako je jméno a příjmení, datum narození, adresu a údaje o průkazu totožnosti, v případě dětí do 15 let pak potřebujeme stejné údaje od jejich zákonného zástupce. Tyto údaje jsou zpracovávány zejména z důvodu ochrany knihovního fondu, kterou knihovně ukládá Knihovní zákon č. 257/2001 Sb.

Knihovna dále zpracovává údaj o tom, že je čtenář držitelem průkazu ZTP nebo ZTP/P v případě, že si přeje čerpat výhody s tím spojené (například sleva na roční poplatek či delší výpůjční lhůta zvukových dokumentů).

Kontaktní údaje, jako je e-mailová adresa nebo telefonní číslo využíváme pro efektivnější komunikaci se čtenáři a pro jejich informování o připravené rezervaci, vyřízené objednávce, zaslání upozornění o překročení výpůjční lhůty nebo zaslání důležité informace týkající se provozu knihovny. Poštovní adresu využíváme, pokud si čtenář přeje být informován tímto způsobem.

Upozorňujeme, že některé zprávy knihovna zasílá pouze elektronicky. Jde například o upozornění na blížící se konec výpůjční lhůty. Tyto zprávy Vám tedy můžeme odesílat, pouze máme-li Váš správný e-mail.

Knihovna uchovává historii výpůjček a záznamy o použití čtenářského průkazu a pohybu knihovní jednotky pro případ řešení sporných situací i pro přehled čtenáře o jeho čtenářské historii. V případě, že si uživatel nepřeje historii výpůjček uchovávat, může požádat o její jednorázové smazání osobně v knihovně - formulář žádosti najdete níže. Žádost je možné podat na Informační službě ve vstupní hale.

Na základě znalosti uživatelů, kteří knihovnu pravidelně využívají, a jejich potřeb, můžeme své služby rozvíjet. Údaje z výpůjční činnosti mohou posloužit např. k rozvoji knihovny a jejích poboček, otevírací doby nebo nákupu nových dokumentů.

 

Záznamy z kamerového systému

Prostory knihovny jsou monitorovány kamerovým systémem, a to z důvodu ochrany majetku knihovny a zvýšení bezpečnosti návštěvníků. Záznamy nejsou zveřejňovány, ale v souladu s výše uvedeným účelem mohou být předány Policii ČR.

 

Web knihovny a soubory cookies

Naše webová stránka knihovny používá službu Google Analytics, poskytovanou společností Google, Inc. Služba Google Analytics používá soubory cookies. Cookie je krátký textový soubor, který navštívená webová stránka odešle do prohlížeče. Umožňuje webu zaznamenat informace o vaší návštěvě, například preferovaný jazyk a další nastavení. Příští návštěva stránek tak může být snazší a produktivnější. Používání souborů cookies můžete však odmítnout volbou v příslušném nastavení ve vašem prohlížeči.

 

Jak dlouho osobní údaje uchováváme

Údaje uchováváme po dobu platnosti čtenářského průkazu, prodlouženou o rok. Během tohoto roku má tak čtenář možnost si registraci jednoduše obnovit, aniž by přišel o historii svých výpůjček. Po uplynutí této doby údaje knihovna anonymizuje, což znamená, že smaže všechny údaje, na základě kterých je možné čtenáře identifikovat, a zbylé údaje tak není možné k němu přiřadit. Knihovna takto anonymizované údaje však může dále využívat pro statistické účely.

O anonymizaci může čtenář požádat i dříve, pokud si již nepřeje využívat služeb knihovny.

Údaje o peněžitých transakcích mezi knihovnou a čtenářem uchováváme současně s historií výpůjček nebo do doby, kdy čtenář požádá o smazání osobních údajů.

Údaje z kamerového systému knihovna uchovává 5 dní od pořízení záznamu nebo po dobu nezbytnou k prošetření zachycené události.

 

Kde své údaje najdete

Náhled na většinu osobních údajů, které knihovna o čtenářích uchovává, nabízí on-line čtenářské konto. To je dostupné každému čtenáři po přihlášení na webových stránkách knihovny. Čtenářské konto nabízí nejen přehled údajů o osobě (identifikační a kontaktní údaje), ale také přehled aktuálních výpůjček, historii výpůjček za poslední 2 roky, zadaných rezervacích a objednávkách a další informace).

Čtenář má právo požádat si o přístup ke svým osobním údajům zpracovávaných knihovnou, tento výpis může získat i v elektronické podobě. První výpis poskytneme zdarma do 30 dnů po obdržení žádosti a potřebném ověření totožnosti žadatele. S žádostí o poskytnutí výpisu osobních údajů se čtenáři mohou obracet na Informační službu nebo přímo na kontaktní osobu (viz Kontakty níže). Formulář žádosti najdete níže.

 

Aktuálnost a oprava osobních údajů

Knihovna se snaží udržovat uchovávané osobní údaje aktuální, při osobním prodlužování platnosti registrace se proto na jejich aktuálnost ptá a správnost ověřuje dle potřebných osobních dokladů. Prosíme čtenáře, aby změnu osobních údajů oznámili knihovně při nejbližší osobní návštěvě. Některé osobní údaje si uživatelé mohou sami upravit ve svém čtenářském kontě (e-mail, telefon, kontaktní adresa, heslo).

 

Zpracování osobních údajů jinými subjekty

Knihovna zpracovává osobní údaje v automatizovaném knihovním systému Advanced Rapid Library od firmy Cosmotron. Osobní údaje dále předáváme advokátní kanceláři za účelem vymáhání pohledávek, na to je však případný dlužník vždy s dostatečným předstihem upozorněn. V některých případech využíváme služby dalších poskytovatelů, např. online služby společnosti Google při přihlašování na akce knihovny. Osobní údaje, které knihovna zpracovává elektronicky, může na výslovnou žádost čtenáře a po ověření jeho totožnosti poslat jiné osobě podle čtenářova přání.

 

Osobní údaje pod kontrolou

Knihovna spravované údaje zabezpečuje, k bezpečnosti však můžete přispět i vy svým odpovědným chováním. Nepůjčujte čtenářský průkaz dalším osobám, přihlásit se do knihovny může každý. Nesdělujte přihlašovací údaje ke čtenářskému online kontu dalším osobám. Heslo si volte v souladu s doporučeními pro bezpečné heslo.

 

Ochrana osobních údajů v ČR

Česká republika je jako členská země Evropské unie povinna respektovat jednotnou legislativu Evropské unie. V současné době pro ochranu osobních údajů je to zejména nařízení 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů, známé také jako GDPR, které je účinné od 25. 5. 2018.

Se svým podnětem nebo dotazem týkajícím se vašich osobních údajů se můžete obrátit na naši odpovědnou osobu (kontakt viz níže), případně na Úřad pro ochranu osobních údajů.

KONTAKTY

S dotazem či podnětem týkajícím se osobních údajů se mohou čtenáři obracet na odpovědnou osobu: PhDr. Dana Petrýdesová, e-mail: ou@kvkli.cz

Žádosti o vydání kopie zpracovávaných osobních údajů nebo o částečný výmaz údajů vyřizuje Informační služba: is@kvkli.cz; tel. 482 412 133

Formuláře k vytištění: 

ŽÁDOST O POSKYTNUTÍ KOPIE ZPRACOVÁVANÝCH OSOBNÍCH ÚDAJŮ

ŽÁDOST O ČÁSTEČNOU LIKVIDACI ZPRACOVÁVANÝCH OSOBNÍCH ÚDAJŮ

 

Kontakt

Krajská vědecká knihovna v Liberci

příspěvková organizace

Rumjancevova 1362/1

460 01  Liberec I – Staré Město

tel: 482 412 133, fax: 482 412 122

 

e-mail: library@kvkli.cz

Město LiberecLiberecký kraj